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Business File: ogni documento al suo posto

Business File è il software per l’archiviazione elettronica dei documenti, progettato internamente da NTS Project, azienda del gruppo NTS.

Business File può essere utilizzato sia in integrato al software gestionale ERP Business, sia in modalità stand-alone, sia integrato ad altri sistemi informativi e consente di archiviare, classificare, fascicolare, ricercare e condividere ogni tipo di file, sia in rete locale che tramite internet. Un’APP dedicata, permette inoltre all’utente di disporre dei documenti tramite Smartphone e Tablet.

L’archiviazione dei documenti può essere effettuata nelle seguenti modalità:

  • manuale: l’utente sceglie una categoria e il sistema propone un form per la visualizzazione dell’anteprima del documento e l’inserimento dei campi di input per l’indicizzazione
  • automatica: grazie all’integrazione con l’ERP Business o con altri software gestionali, il sistema consente di generare automaticamente un documento elettronico in formato PDF e di archiviarlo e indicizzandolo automaticamente con i dati della registrazione (ad es.: dati anagrafici del cliente e il numero, data e articoli delle righe di dettaglio del documento, ecc.)
  • massiva: tramite la lettura di un codice a barre, Business File acquisisce tutte le informazioni necessarie per archiviare il documento e classificarlo

I documenti archiviati possono infine essere organizzati in fascicoli che raccolgono documenti di diversa natura collegati virtualmente da caratteristiche comuni (es: offerta, disegno del progetto, ordine, fattura, ecc.).

Business File è predisposto per la conservazione elettronica e sostitutiva dei documenti. La conservazione dei documenti archiviati può essere effettuata “in house”, ovvero presso il cliente stesso, oppure avvalendosi di servizi “in cloud”.

Il modulo Privacy e GDPR consente di configurare l’autenticazione degli utenti con password complesse, criptare i documenti inseriti, gestire la scadenza e la cancellazione dei documenti (diritto all’oblio). Sono disponibili due tipologie di log degli utenti per tracciare i login e logout dal software (funzione attiva anche per gli amministratori) e per registrare le operazioni effettuate sui documenti o su specifiche categorie o da gruppi di utenti (indicizzazione, modifica, cancellazione, visualizzazione e download stampa documenti).

Business File aumenta l’efficienza dell’azienda, con vantaggi reali e misurabili:

  • Minori costi di gestione. Grazie alla conservazione fisica degli archivi e alla riduzione dei documenti stampati 
  • Efficienza e Produttività. Maggiore velocità e precisione nella ricerca dei documenti, drastica riduzione degli errori e della duplicazione delle informazioni
  • Sicurezza. Gli archivi digitali sono più facili da proteggere e conservare nel tempo e possono essere resi disponibili agli utenti con livelli di accesso differenziati.

 

Business File: archiviazione e fatturazione elettronica

Il modulo “Fattura Elettronica PA/TP” di Business File, perfettamente integrato al software ERP Business Cube o integrabile ad altre soluzioni gestionali tramite un potente SDK, fornisce una soluzione aggiuntiva per gestire tutto il ciclo della fatturazione elettronica:

  • Generazione del file XML della fattura elettronica
  • Apoposizione della firma digitale
  • Invio tramite P.E.C. del file XML firmato digitalmente
  • Gestione delle notifiche ricevuto dal SdI (Sistema di Intescambio)
  • Conservazione del XML in maniera sostitutiva “in house” (presso il cliente stesso) che “in cloud”

Il modulo permette inoltre di attivare sul software gestionale Business Cube, una consolle di gestione delle fatture elettroniche emesse nei confronti della Pubblica Amministrazione e di quelle emesse/ricevute tra Privati, che fornisce funzioni automatiche per la registrazione in prima nota dei principali dati della fattura (fornitore, numero e data fattura, totale documento).

Produttore

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Sviluppo e Assistenza
NTS Project srl
Bastia Umbra (PG)

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